Czy można zakochać się w controllingu od pierwszego wejrzenia? Anna Klasińska, Operational Controller w Demant Operations Poland udowadnia, że tak. W jej opowieści liczby przestają być tylko cyframi w Excelu, a stają się opowieściami o ludziach, procesach i decyzjach. Codzienność kontrolerki to nie tylko analiza danych, to także rola detektywa, który tropi przyczyny odchyleń, sparring partnera w rozmowach o finansach i zegarmistrza, który dba, by wszystkie trybiki organizacji działały, jak należy. Jeśli myślisz, że controling to tylko raporty - ten wywiad może Cię zaskoczyć.
Aleksandra: Aniu, gdybyś miała wytłumaczyć swojej babci, czym się zajmujesz w pracy i czy controling to tylko Excel, raporty i budżety, to co byś powiedziała?
Anna: Moja babcia nie wie, co to Excel (śmiech). Wie tylko, że robię coś z finansami. Ale jakbym miała jej to wytłumaczyć, to porównałabym firmę do zegarka, który, aby sprawnie działał, wszystkie jego trybiki muszą ze sobą współpracować. Zadaniem osób odpowiedzialnych za controlling jest pilnowanie, żeby wszystkie te tryby działały sprawnie i zgodnie z tym, do czego zostały przeznaczone. Żeby nic się nie zacięło, żeby wszystko było na czas, żeby nie zabrakło zasobów. I żeby nikt niczego nie marnował. Bo to też jest ważne - żeby poziom strat był jak najniższy.
Aleksandra: Czyli jesteście takim centrum dowodzenia, które dba o to, by wszystko w organizacji działało sprawnie i na czas?
Anna: Trochę tak. Ale nie w sensie kontroli, tylko raczej patrzenia z lotu ptaka. Łączymy różne działy, analizujemy dane, szukamy odchyleń. I jeśli coś się nie zgadza, wchodzimy w szczegóły. Nie wystarczy nam ogólna odpowiedź „coś się wydarzyło”. Musimy wiedzieć co, dlaczego i jak to naprawić.
Aleksandra: Które z Twoich zadań dają Ci największą satysfakcję i energię do dalszego działania?
Anna: Lubię wszystkie swoje zadania (śmiech). Szczególnie natomiast cenię trzy obszary mojej pracy. Pierwszy to współpraca z menedżerami produkcji standardowej. To, co wyróżnia te zadania, to połączenie elementów zarządzania projektami, analizy danych i współpracy międzydziałowej.
Drugim obszarem, który bardzo lubię, jest kalkulacja cen standardowych. Choć są one w dużej mierze zależne od czynników zewnętrznych, to wiem, jak bardzo dobra analiza może pomóc w ich ustaleniu.
A trzeci - rekondycja. Cały czas zgłębiam ten obszar i muszę poświęcić dość dużo czasu, żeby być w tym miejscu, w którym chciałabym być z procesem. Natomiast jest on bardzo ciekawy. Ilość zwrotów i to, co można z nich odzyskać - to fascynujące zagadnienie.
Aleksandra: Podejrzewam, że im dłużej będziesz w organizacji, tym więcej znajdzie się obszarów interesujących z Twojej perspektywy. A gdybyś miała stworzyć billboard zachęcający do pracy w controlingu, co by się na nim znalazło?
Anna: Zawarłabym na nim trzy pytania: Czy jesteś ciekawy, co się dzieje w firmie? Czy lubisz rozmawiać z ludźmi? Czy chcesz wiedzieć, co kryje się za liczbami? Jeżeli tak, to jak najbardziej jest to praca dla ciebie. Bo controling to nie tylko Excel. To szukanie przyczyn, łączenie faktów, rozumienie procesów. Powinniśmy patrzeć na to, co jest za cyframi, dlaczego…
Aleksandra: Gdy słucham, jak mówisz o tej roi, to jesteś trochę jak detektyw…
Anna: Nie pomyślałam o tym szczerze mówiąc. Osobiście porównałabym tę rolę do project managera ze względu na łączenie wielu obszarów i zarządzanie zadaniami. Ale detektyw to super porównanie, z szerszym kontekstem.
Aleksandra: Mówiąc o swojej pracy duży nacisk kładziesz na relacje i rozmowy z ludźmi. Zastanawiam się więc, ile w pracy w controllingu jest zadań indywidualnych, a ile pracy z zespołem, z przedstawicielami obszaru?
Anna: Procentowo nie powiem, gdyż jest różnie. Czasem cały dzień siedzę w Excelu, innym razem mam serię spotkań. Ale jedno bez drugiego nie działa. Nie da się dobrze analizować danych bez rozmów z ludźmi. I odwrotnie - nie da się rozmawiać o danych, jeśli się ich nie rozumie.
Tutaj przychodzi mi na myśl, że podstawą w pracy w controllingu jest umiejętność aktywnego słuchania oraz motywowanie do spojrzenia na dany temat z innej perspektywy. Trzeba być „sparring partnerem” od danych finansowych dla partnerów biznesowych.
Aleksandra: Jakie inne supermoce powinien mieć dobry controller?
Anna: Jest kilka takich, które muszą iść ze sobą w parze. Jeśli zabraknie jednej, to ktoś może być kontrolerem. Pytanie jednak, czy będzie dobrym kontrolerem?
Na pewno potrzebna jest umiejętność analitycznego myślenia. Ciekawość. Chęć zrozumienia procesów w danej organizacji. Umiejętność pracy z ludźmi. Samodzielność. I poufność, bo zdarza się, że pracujemy z bardzo wrażliwymi danymi.
Excel? Jest ważny, ale to tylko narzędzie. Dobry kontroler to ktoś, kto potrafi zrozumieć, co kryje się za liczbami.
Aleksandra: Zatrzymując się na chwilę przy poufności - czyż ona nie wzmacnia zaufania, które jest jedną z wartości Demant?
Anna: Jak najbardziej. Natomiast zaufania nie dostaje się w gratisie. Zaufanie trzeba sobie wypracować w różnych relacjach, również tych prywatnych. Zawodowo budujemy je odpowiednimi kompetencjami, umiejętnością zachowania dla siebie wrażliwych informacji, czy też wspomnianą umiejętnością słuchania.
Aleksandra: Myślę, że to jest cenny wniosek, nie tylko na życie zawodowe, ale też na prywatne. A czy jest coś takiego w Twojej pracy, co pozwala Ci łatwiej, szybciej, efektywniej realizować zadania? Masz jakiś magiczne triki?
Anna: Nie ma tu żadnej magii, a usprawnienia wypracowywane przez lata w firmie.
Dla mnie niezwykle pomocne są raporty produkcyjne tworzone przez obszary produkcyjne. Tym, na co muszę przy tej okazji zwrócić uwagę, jest fakt, że jakość danych w Demant jest wysoka i że zawsze jest możliwość dotarcia do autora_ki danego raportu, by bardziej zgłębić temat.
A wracając do narzędzi, to korzystamy w zespole controllingowym raczej ze standardów: Power BI, SQL’a, PowerPoint’a… Gdy zaś nie mamy w zespole kompetencji, które pozwolą nam robić pewne rzeczy szybciej, sprawniej, albo lepszej jakości, to szukamy poza nim, składając odpowiedni wniosek.
Aleksandra: Czy masz jakieś wskazówki dla osób, które przymierzają się do roli controllera w dużej organizacji?
Anna: Dowiedz się, z czym pracujesz. Poznaj procesy. Poznaj ludzi. Naucz się języka organizacji, bo każda organizacja ma swój unikatowy język. Bazuj na faktach, nie na opiniach. I nie bój się - zadawaj pytania, proponuj rozwiązania. Zaufanie trzeba sobie wypracować, ale jak już je masz, to możesz naprawdę wiele zdziałać.
Aleksandra: A na koniec krótkie pytanie i krótka odpowiedź: controling to miłość od pierwszego wejrzenia czy związek, który dojrzewał?
Anna: Zdecydowanie miłość od pierwszego wejrzenia. Gdy po raz pierwszy zobaczyłam produkcję i związane z nią procesy, wiedziałam, że to jest to. I tak już zostało.
Aleksandra: Aniu, dziękuję Ci za rozmowę. Gdyby controlling potrzebował ambasadorki, to właśnie z Tobą powinniśmy go promować.