Weronika – fanka koncertów i królików oraz Kasia – miłośniczka seriali i filmów opowiadają o tym, co można robić, pracując w Finansach, ale nie zajmując się księgowością. Poznajcie dziewczyny odpowiedzialne za automatyzację kontroli wewnętrznej.
IT i Finanse
Magdalena: Na czym polega wasza praca?
Weronika: Zajmujemy się automatyzacją kontroli wewnętrznej. To zadania z pogranicza IT i dotykające różnych funkcji operacyjnych w organizacji, nie tylko finansów. Programem, w którym działamy na co dzień jest ExMon, w którym korzystamy z języka SQL i piszemy raporty - „ExMon checks”), które mają zabezpieczać nasze procesy. Jak to wygląda? W firmie mamy zdefiniowane procesy i jeśli wykryta zostanie w nich jakaś nieprawidłowość, odpowiednia osoba dostanie o tym powiadomienie. Przykładem może być nieautoryzowana zmiana danych w systemie lub notyfikacja o tym, że ktoś zaksięgował coś po zamknięciu miesiąca.
Kasia: Pozwala nam to zmniejszać ryzyka występujące w procesach, dzięki czemu jesteśmy w stanie zapobiegać stratom finansowym czy błędom w sprawozdaniach.Dodatkowo automatyzacja oszczędza czas, a przypadku złożonych działań finansowych sprawdzenie wszystkiego manualnie byłoby po prostu niemożliwe. Gdy zaczynałam tę pracę w 2018 roku, mieliśmy tylko 8 raportów. W tym roku chcemy przekroczyć setkę!
Weronika: Zwłaszcza że wcześniej w naszym zespole skupialiśmy się tylko na procesach finansowych. Obecnie zajmujemy się też innymi, na przykład sprzedażowymi. Nasze zadania dotyczą wszystkich spółek na całym świecie. Chcemy wprowadzać coraz więcej raportów globalnych. Teraz z naszych rozwiązań korzystają spółki m.in. w Australii, Chinach, Japonii, Holandii, Brazylii, Meksyku, Wielkiej Brytanii, Kanadzie.
Czy z taką współpracą międzynarodową wiążą się wyjazdy i spotkania w gronie osób z różnych krajów?
Kasia: Wiele spotkań obecnie odbywa się online, choć oczywiście zdarzają się też wyjazdy. Główna siedziba firmy Össur, powiązanej kapitałowo z Demant, dla której świadczymy usługi, znajduje się w Islandii. Miałam okazję odwiedzić ten kraj, co było dla mnie bardzo ciekawe, ale także zaskakujące. Najbardziej zdziwiła mnie pogoda oraz dodatkowe przezroczyste osłony przy wyjściach w hotelach. Szybko jednak odkryłam ich uzasadnienie – to ochrona przed silnym wiatrem i deszczem.
Islandia
Weronika: Raz w roku odbywa się również Global Finance Control Meeting. Wtedy osoby z innych zespołów przyjeżdżają do Polski, żeby podzielić się swoim doświadczeniem, zacieśnić współpracę, porozmawiać o standaryzacji procesów i się zintegrować. Innymi przykładami naszych globalnych działań jest ExMon Obligatory Package, czyli obowiązkowe raporty dla wszystkich spółek, które przejmujemy czy Automation Program, w którym współpracujemy z analitykami biznesowymi i developerami nad tematem kontroli, których nie możemy pokryć ExMonem.
Islandia 2
Od księgowości do kontroli wewnętrznej
Jak to się stało, że zaczęłyście zajmować się kontrolą wewnętrzną?
Kasia: Wcześniej w naszej firmie byłam księgową. Zawsze jednak możliwość sprawdzania tego, co robią inni i proponowanie usprawnień wydawało mi się bardzo ciekawe. Gdy zmieniłam stanowisko z księgowej na moje obecne, nie znałam SQL. Dopiero zaczęłam go odkrywać na tygodniowym szkoleniu na początku mojej pracy, które zresztą odbyło się w Islandii. Jednak dopiero realne wdrożenie się w zadania na tym stanowisku dało mi bardzo wiele okazji do rozwoju. Widzę, że obecnie jestem w stanie wykonywać coraz bardziej zaawansowane zadania.
Weronika: Na początku również zajmowałam się księgowością. Do naszej firmy aplikowałam zresztą do zespołu księgi głównej. Ostatecznie podjęłam jednak pracę gdzie indziej i poznałam tam osobę z kontrolingu, która pracowała w SQL. Wtedy poczułam, że to jest to! Gdy zobaczyłam nowe ogłoszenie, tym razem do kontroli wewnętrznej z SQL, postanowiłam spróbować i się udało.
Kasia
Czym się różnią zadania księgowych od waszych?
Weronika: Moje wcześniejsze zadania w księgowości znacznie różnią się od obecnych. Nie ma tutaj tak napiętych terminów związanych z zamknięciem miesiąca. Nie ma też powtarzalności. Każdy raport jest inny, podobnie jak kod, który tworzymy. Wciąż poznaję nowe procesy i współpracuję z ludźmi reprezentującymi różne funkcje w naszej organizacji. Dodatkowo mam możliwość poznawania i używania również innych narzędzi, takich jak Power BI, Power Automate czy Power Apps.
Jakie cechy powinna mieć osoba, która chciałaby wejść w obszar automatyzacji kontroli?
Weronika: Zdolności analityczne, zorientowanie na szczegół, ale także zmysł techniczny są tutaj ważne.
Kasia: Według mnie kluczową rolę odgrywa otwartość na nowe projekty oraz samozaparcie i własna praca. Żadna z nas nie była specjalistą SQL, gdy zaczynała. Firma dała nam jednak możliwość nauki. Ważne były nasze chęci.
Żeby znów biegać
Jak oceniacie wasz zespół i atmosferę w firmie?
Kasia: Bardzo lubię nasz zespół. Składa się z sześciu osób, każda z nas jest inna, ale razem tworzymy świetne połączenie. Organizujemy wyjścia integracyjne jak warsztaty kulinarne, czy ceramiczne.
Weronika: W Össur mamy także możliwość spędzenia jednego dnia w roku w ramach wolontariatu. Wyprowadzałyśmy razem psy z TOZ-u, pomagałyśmy w Związku Ukraińców w Polsce. Dodatkowo, co mnie bardzo zaskoczyło, jesteśmy niesamowicie motywowane do szkoleń. Bardzo lubię też inicjatywę naszej szefowej, która zachęca nas do przeznaczenia godziny tygodniowo na własny rozwój.
Kasia: Ważnym aspektem związanym z atmosferą i klimatem w firmie jest fakt, że jesteśmy w branży medycznej. Össur jest producentem zaawansowanych technologicznie protez, ale angażuje się także w działania CSR. W ramach pomocy Ukrainie firma zdecydowała się szkolić ich protetyków, żeby mogli oni robić protezy dla osób, które stracą kończynę w czasie wojny. Jestem naprawdę dumna z tego, czym się zajmujemy. Moje koleżanki z zespołu śmieją się, że gdy widzę protezy w filmie czy w telewizji zawsze sprawdzam, czy są z naszej firmy, a następnie podsyłam im tytuły w ramach inspiracji.
Oznaczenie toalet w Össur z wykorzystaniem piktogramów przedstawiających osoby z protezami
Weronika: Choć wiem, że może nie mam bezpośredniego wpływu na życie osób niepełnosprawnych, cieszę się, że moja firma ma taką misję. Gdy byłam w siedzibie głównej, miałam okazję zobaczyć produkcję protez, a także doświadczyć, jak działają. Pamiętam też moment, gdy po raz pierwszy obejrzałam film z użytkownikami naszych produktów. Widziałam małe dzieci, które znów mogły biegać. To było bardzo wzruszające.