Do tej pory zwiedziła 54 kraje na 6 kontynentach, a każdy dzień urlopu spędza w podróży. Właśnie wróciła z Tanzanii, a w najbliższym czasie planuje podróż do Omanu. O gościnności Meksykanów, przytulaniu Islandczyków oraz o tym, dlaczego kontrola wewnętrzna jest ekscytująca i potrzebna opowiada Agnieszka, dyrektor ds. kontroli wewnętrznej i polityk.
Ze Stargardu do Poznania, z Poznania do Szczecina
Magdalena: Jak wyglądały Twoje początki w naszej firmie?
Agnieszka: Pochodzę ze Stargardu. Na studia wyjechałam do Poznania, gdzie spędziłam 11 lat i już w trakcie nauki zaczęłam pracę w audycie zewnętrznym, która pochłonęła mnie na 7 lat. Wydawało mi się, że nie wrócę w rodzinne strony. Życie jednak pisze swoje scenariusze i mój partner mieszkający w Szczecinie zmotywował mnie do przeprowadzki. Byłam przekonana, że nie uda mi się tutaj znaleźć dla siebie ciekawej pracy. Szczecin miło mnie zaskoczył i prawie siedem lat temu trafiłam do naszej firmy jako koordynator ds. kontroli wewnętrznej.
Czym się różni kontrola zewnętrzna od wewnętrznej?
Audytor zewnętrzny ocenia system kontroli wewnętrznej, formułuje rekomendacje i zostawia klienta z problemem. Tymczasem kontroler wewnętrzny idzie o krok dalej, pomagając organizacji wdrożyć zalecenia w sposób optymalny, co jest ciekawszym wyzwaniem, choć często niełatwym. Zajmując się kontrolą wewnętrzną, czuję, że mam większy wpływ na to, co realnie się dzieje. W końcu z samej definicji kontrola wewnętrzna to działania, które zmierzają do tego, żeby organizacja osiągnęła cele. Świetnie móc na to wpływać.
Ochronny parasol
Czym zajmuje się Twój zespół?
Po rozpoczęciu pracy miałam zbudować globalną funkcję kontroli wewnętrznej od zera. Z czasem mój zespół się powiększył. Mamy funkcję wspierającą, co oznacza, że przeglądamy procesy i pomagamy ich właścicielom zaprojektować odpowiednie procedury kontrolne, które mają zminimalizować ryzyka. Zajmujemy się również automatyzacją kontroli, co ogranicza pracę manualną. Wykonujemy także czynności audytu wewnętrznego, testując efektywność kontroli, bo oprócz wdrożenia procedur ważne jest, aby upewnić się, że one działają. Koordynujemy też globalny proces oceny ryzyka, uczestniczymy w procesie integracji nowo zakupionych spółek, wspieramy implementację systemów finansowych między innymi poprzez zaprojektowanie odpowiednich dostępów. Od niedawna do zakresu prac doszedł temat globalnych polityk finansowych.
Czy działacie tylko w Polsce?
Nie. Działamy na skalę globalną i jesteśmy jedynym zespołem kontroli wewnętrznej w całej grupie Össur. Jesteśmy stosunkowo małym działem w odniesieniu do potrzeb organizacji. Co roku na podstawie oceny ryzyka określane są priorytety naszej pracy. W naszym zakresie zadań znajdują się nie tylko procesy finansowe. Na przykład obecnie zajmujemy się przeglądem procesów sprzedażowych.
USA
Czy możesz podać jakiś przykład Waszych działań?
Przykładem mogą być procedury kontrolne związane ze zmianami naszych dostawców. Dziennie do naszej firmy trafia kilkaset maili z próbą wyłudzenia danych lub zdefraudowania środków pieniężnych. Adresaci podszywając się pod naszego dostawcę, próbują nakłonić do zmiany rachunku bankowego w naszym systemie. Z jednej strony tego typu maile są blokowane przez nasz system IT, a z drugiej wdrożyliśmy odpowiednie kontrole, na przykład tylko autoryzowane osoby mają dostęp w systemie do zmiany danych dostawców po tym, jak w określony sposób upewnią się, że faktycznie powinny to zrobić. Ten przykład pokazuje, że kontrola i procedury to nie zbędna biurokracja, ale realne działania, które mogą zabezpieczyć firmę.
Jak jesteście odbierani przez osoby, które kontrolujecie?
Naszym zadaniem jest przekonanie właściciela danego procesu, że procedury kontrolne mają wartość i są potrzebne, że nie jesteśmy złem koniecznym. Wręcz przeciwnie – lepiej, żebyśmy to my wyłapali luki, zanim ktoś inny z zewnątrz je zauważy. Tworzymy taki ochronny parasol, bo jesteśmy po stronie organizacji.
Islandia
Stany Zjednoczone, Islandia i Meksyk
Jak wygląda współpraca międzynarodowa w Waszym zespole?
Kocham podróże i dużą wartością jest dla mnie praca w środowisku międzynarodowym. Bardzo miło wspominam mój pierwszy wyjazd służbowy do Meksyku. Mogłam poznać nie tylko różne procesy od podszewki, ale także ludzi. Poczułam wtedy nadzwyczajną gościnność Meksykanów, którzy naprawdę chcieli mnie ugościć najlepiej, jak tylko mogli, spędzając ze mną czas również po pracy. W USA miałam okazję zobaczyć, jak wygląda Halloween, gdy całe nasze biuro było przyozdobione niczym ekspozycja w teatrze. Na Islandii świętowałam Þorrablót obchodzone co roku w piątek w trzynastym tygodniu zimy, kiedy to Islandczycy zajadają się islandzkimi zimowymi daniami, które to przed wiekami były jedynym dostępnym pokarmem w okresie zimy. Spróbowanie zgniłego mięsa rekina czy owczej głowy było bardzo oryginalnym doświadczeniem.
Meksyk
Össur jest islandzką firmą. Co ją łączy z Demantem?
Demant i Össur są powiązane ze sobą kapitałowo. William Demant Invest posiada większościowy pakiet akcji w Össurze. Siedziba Össura znajduje się na Islandii, którą również miałam okazję regularnie odwiedzać. Podczas mojej pierwszej wizyty w siedzibie głównej zaskoczył mnie sposób nawiązywania relacji przez Islandczyków. Na powitanie zamiast formalnego uścisku ręki, do którego przywykłam w środowisku korporacyjnym, zostałam ku mojemu zdziwieniu przytulona. Islandczycy są wyluzowani. Traktują cię jak członka rodziny, a nie firmy. Nie są hierarchiczni. Są bardzo życzliwi i obdarzają innych ogromnym zaufaniem. To naprawdę wspaniali ludzie. W samej pracy dają dużo przestrzeni – również, aby móc popełniać błędy i się na nich uczyć.
Islandia
Co jeszcze łączy Demant i Össur?
To branża medyczna. Össur jest światowym liderem w zakresie produktów ortopedycznych, w tym protez, a Demant produkuje aparaty słuchowe. Naszą wspólną misją jest pomaganie ludziom, którzy na co dzień mierzą się z różnymi ograniczeniami. W czasie mojej pracy razem z zespołem mamy to na uwadze i musimy się zastanawiać, po co wprowadzamy daną procedurę i jak to zrobić, żeby miało to pozytywny wpływ na końcowych użytkowników, do których trafiają nasze produkty. Na przykład, jak zabezpieczyć przepływ informacji ze starszymi osobami, naszymi klientami, którzy nie korzystają z komputerów i nie mają skrzynki pocztowej? Czasem jest to wyzwaniem, ale na końcu wiemy, że przyczyniamy się do poprawy jakości czyjegoś życia.
Uczyć się siebie i lubić innych
Ze specjalisty zostałaś dyrektorem. Jak czujesz się w zarządzaniu zespołem?
Nie chcę, żeby to zabrzmiało patetycznie, ale moje obecne stanowisko zawdzięczam ludziom, który dołączyli do mojego zespołu. To oni pokazali, że nasz dział przynosi firmie realną wartość. Nie byłabym w stanie zrobić tego bez nich. Bardzo lubię rolę managerską, w której ważna jest dla mnie relacja partnerska i komunikacja. Uważam, że ludzie nie będą ze sobą efektywnie współpracować, jeśli nie będą w stanie się dogadać. Doceniam moc sprawnej komunikacji, której sama uczę się każdego dnia. Będąc specjalistą, miałam poczucie, że mam bezpośredni wpływ na rezultaty pracy. Mając rolę managerską, ten wpływ jest pośredni i częściej trzeba polegać na swojej intuicji. Wciąż się uczę tej zmiany, uczę się siebie.
Polska
W jaki sposób integrujecie się w zespole?
Oprócz klasycznych wyjść na wspólne jedzenie, braliśmy udział w warsztatach kulinarnych, pływaliśmy Odrą katamaranem, grillowaliśmy nad rzeką, graliśmy w kręgle, czy głaskaliśmy alpaki. Bierzemy udział w warsztatach, podczas których dbamy o nasze umiejętności miękkie. Wspólnie udzielamy się w akcjach charytatywnych. W ramach programu „Össur Give Back” możemy wykorzystać jeden dzień pracy w roku na działalność charytatywną i z chęcią z tego korzystamy. Mamy regularne spotkania, na których rozmawiamy również na tematy prywatne. Celebrujemy urodziny, rocznice zatrudnienia. W trakcie pandemii zainicjowaliśmy inicjatywę „happy hours”, podczas których razem gramy w gry. Warto wykorzystywać różne okazje do tego, żeby lepiej się poznawać, bo dobrze jest pracować z ludźmi, którzy się lubią, a ja swoich współpracowników lubię bardzo, co daje mi ogromną motywację do działania.